سیستم‌های تلفن مبتنی بر فضای ابری به طور فزاینده‌ای محبوب شده‌اند. زیرا مشاغل با استفاده از خدمات دیجیتال و مبتنی بر اینترنت می‌توانند از آنها استفاده کنند. اما هنوز مهم است که تمام جنبه‌های سیستم تلفن ابری را شناخته و پس از آن تصمیم به خرید مرکز تلفن بگیرید. با بررسی مزایا و معایب مرکز تلفن ابری (Cloud PBX) می‌توانید تصمیم بگیرید که آیا این گزینه برای شرکت شما مناسب است یا خیر.
مزایای سیستم تلفن ابری
مزایا و معایب مرکز تلفن ابری یا سیستم تلفن ابری درمورد یک سیستم تلفنی است که از طریق اینترنت ارائه می‌شود. مرکز تلفن ابری شما را از هر نوع سخت‌افزاری بی‌نیاز می‌سازد. از نظر هزینه و نحوه کاربری بسیار ساده و سریع است. با خرید خط اینترنتی به‌راحتی و ظرف چند ساعت می‌توانید مرکز تلفن خود را راه‌اندازی کنید. در ادامه با بررسی تمامی مزایای مرکز تلفن ابری با آن بیشتر آشنا می‌شویم. این سیستم مزایای زیادی نسبت به سیستم‌های تلفنی سنتی دارد که در ادامه به آنها می‌پردازیم.
1- مقرون‌به‌صرفه
مانند بسیاری از سرویس‌های ابری، اصلی ترین موضوع در مبحث مزایا و معایب مرکز تلفن ابری هزینه پایین آنها است. ازآنجایی‌که تمام تماس‌های شما از طریق اینترنت انجام می‌شود، شما فقط مسئول هزینه اتصال به اینترنت هستید و نه برای دقایق مکالمه یا خدمات تلفن، همان‌طور که سیستم تلفن سنتی این کار را انجام می‌دهد. با استفاده از سیستم تلفن ابری، نیازی به خرید و نگهداری تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری ندارید. تجهیزاتی که شامل سوئیچ، تلفن، سرور و نرم‌افزار تلفنی باشند. خرید و نگهداری این تجهیزات هزینه زیادی دارد. همچنین، هزینه‌های ارتباطی نیز کاهش می‌یابد سیستم‌های آنالوگ قدیمی همچون سانترال برای ویژگی‌هایی همچون پست صوتی و یا سرویس خودکار هزینه‌های اضافه دریافت می‌کنند، درحالی‌که اکثر سیستم‌های مبتنی برابر این ویژگی‌ها را همراه دیگر خدمات تلفن ارائه می‌دهند؛ بنابراین کافی است شما هزینه سالانه مرکز تلفن ابری را پرداخت کنید تا تمامی نیازهای شما را برطرف سازد.
2- امنیت بالا
یکی دیگر از جذابیت‌های اصلی سیستم‌های تلفن مبتنی بر ابر، قابلیت اطمینان آنها است. ازآنجایی‌که اکثر مشاغل برای انجام عملیات به برقراری ارتباط با مشتریان و سایر طرف‌های خارج از سازمان وابسته هستند، یک خط تلفن قابل‌اعتماد حیاتی است. سیستم تلفن ابری از طریق مراکز داده‌ای که به‌صورت مداوم تحت نظارت هستند، ارائه می‌شود؛ بنابراین، از دوام و امنیت بالایی برخوردار است.
احتمال خرابی سیستم در سیستم تلفن ابری بسیار کم است. مراکز داده دارای تجهیزات و امکانات پیشرفته‌ای هستند که از سیستم تلفن ابری محافظت می‌کنند. همچنین، سیستم تلفن ابری به طور مداوم تحت نظارت متخصصان قرار دارد؛ بنابراین، در صورت بروز مشکل، سریعاً شناسایی و رفع می‌شود.
3- مستقل از موقعیت مکانی
با استفاده از سیستم تلفن ابری، می‌توانید از هر مکانی به تلفن‌های شرکت خود دسترسی داشته باشید. همچنین، می‌توانید از طریق دستگاه‌های مختلف مانند تلفن همراه، تبلت و لپ‌تاپ به تماس‌ها پاسخ دهید. این امر برای کسب‌وکارهایی که دارای شعبات یا کارمندان دورکار هستند، بسیار مفید است. همچنین، اگر شرکت شما دارای شعبات در شهرهای مختلف است، می‌توانید با استفاده از سیستم تلفن ابری، تماس‌های داخلی را به‌صورت رایگان برقرار کنید.
همچنین سیستم‌های تلفن مبتنی بر ابر در چندین مکان میزبانی می‌شوند، به این معنی که شما و داده‌هایتان حتی در صورت خرابی سرور محافظت می‌شود. این به‌عنوان افزونگی جغرافیایی نیز شناخته می‌شود و در کمک به کسب‌وکارها برای جلوگیری از مشکلات خدمات و استهلاک سخت‌افزار بسیار مؤثر است.
4- مقیاس‌پذیر
اگر شرکت شما درحال‌توسعه است، مزایا و معایب مرکز تلفن ابری نیز انعطاف‌پذیری بالایی در مقیاس‌های مختلف ارائه می‌دهد. یک سیستم مدیریت ابری به شما این امکان را می‌دهد که به‌راحتی خطوط تلفن، برنامه‌های افزودنی و ویژگی‌های پیشرفته را در صورت نیاز بدون احتیاج به پرداخت هزینه برای نصب و یا خرید تجهیزات اضافه صرف کنید.
به‌روزرسانی‌ها، تعمیر و نگهداری نیز مستقیماً در فضای ابری انجام می‌شوند که باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه شما می‌شود. ارتقای سیستم تلفن ابری به شما امکان می‌دهد از ویژگی‌های جدید و پیشرفته‌تر استفاده کنید و به جلوگیری از قطعی ارتباط کمک می‌کند.
5- قابلیت توسعه‌پذیری
سیستم تلفن ابری قابلیت توسعه‌پذیری بالایی دارد. شما می‌توانید سیستم خود را به سایر سیستم‌های کسب‌وکار خود مانند سیستم CRM و ERP متصل کنید. این امر باعث می‌شود که کسب‌وکار شما کارآمدتر شود. به‌عنوان‌مثال، شما می‌توانید با اتصال سیستم تلفن ابری به سیستم CRM خود، اطلاعات تماس مشتریان را به‌راحتی در دسترس داشته باشید.
معایب سیستم تلفن ابری
در کنار تمامی مزایای مرکز تلفن ابری می‌توان برخی چالش‌ها و محدودیت‌ها را نیز ذکر کرد. آشنایی با تمام ابعاد مثبت و منفی یک سیستم می‌تواند به شما کمک کند تا خریدی مطمئن داشته و پیش از استفاده از محصول تمامی پیش‌بینی‌های لازم را لحاظ کنید.
1- وابستگی به اینترنت
ازآنجایی‌که سیستم‌های تلفن ابری مبتنی بر اینترنت هستند، در معرض مشکلات قطعی اتصال به اینترنت خواهید بود. اگر سرویس اینترنت ناقص و یا غیرقابل‌اعتمادی دارید که اغلب از کار می‌افتد یا نوسان کیفیت دارد ممکن است مرکز تلفن ابری گزینه مناسبی برای شما نباشد. یک سیگنال اینترنتی قوی و ثابت برای یک سیستم تلفن مبتنی بر ابر عملکردی حیاتی است.
2- امنیت پایین
ازآنجایی‌که مزایا و معایب مرکز تلفن ابری توسط اشخاص ثالث مدیریت می‌شوند، باید شیوه‌های امنیتی آنها را به‌وضوح درک کنید. بدون اقدامات احتیاطی و حفاظتی مناسب، سیستم‌های مبتنی بر ابر مستعد بدافزار و هک هستند. مطمئن شوید که اتصال اینترنت شما محافظت می‌شود و ارائه‌دهنده سیستم تلفن ابری شما اقدامات امنیتی را برای محافظت بیشتر از داده‌های شما در نظر گرفته است. انارتل با درنظرگرفتن تمامی این موارد بهترین سیستم تلفن ابری را با امنیت بالا در اختیار شما قرار می‌دهد.
3- امکانات و زیرساخت
اگر کسب‌وکار شما از قبل تجهیزات آنالوگ مناسبی دارد، خرید مرکز تلفن ابری و یا استقرار سرور در محل بهترین گزینه خواهد بود. در این شرایط خرید آداپتور و مبدل برای تبدیل زیرساخت آنالوگ به دیجیتال و اتصال به سیستم تلفن ابری می‌تواند پرهزینه باشد. تجهیزاتی که در حال حاضر دارید را در نظر بگیرید و ببینید که آیا پرداخت هزینه برای تبدیل سیستم موجود یا خرید یک سرویس کاملاً جدید منطقی‌تر است یا خیر.